Sapulču (arī virtuālo) ikdiena: 6 problēmas un to praktiski risinājumi

Septembris ir skolēnu un studentu zaļais skolas laiks, taču jaunu prasmju apgūšana par labu nāk ikvienam – jebkurā vecumā un amatā. Komandu, projektu vai uzņēmuma līmeņa sapulces ir šķietami ikdienišķs pasākums, taču ir ļoti daudz iemaņu, ko ikviens var iemācīties un ieviest savā ikdienā, tādējādi ietaupot vērtīgo laiku, padarot darbu efektīvāku un sevi pašu – produktīvāku.

Virtuālajās sapulču telpās 6 visbiežāk sastaptās problēmas uzskaita un to praktiskus risinājumus piedāvā uzņēmums dots. (WeAreDots, SIA), kurš izveidojis sapulču produktivitātes risinājumu Meetinch (jā, skan tāpat kā mītiņš) un ir arī PHČ 2021 oficiālais sadarbības partneris.

Pārāk daudz sapulču

Ar sapulcēm piesātināts darba kalendārs bieži vien nozīmē pārāk maz laika ieplānoto uzdevumu veikšanai un fokusētam darbam brīžos starp video konferencēm. Vēl jo vairāk – nozares veiktais pētījums “The State of Meetings 2019” atklāj, ka vismaz 39% darbinieku visā pasaulē atzīst, ka lieki iztērēts laiks neproduktīvās sapulcēs sastāda lielāko izmaksu daļu viņu darba devējam.

Kā rīkoties?

Ja regulāri tiek sasaukta sapulce ar mērķi informēt par jaunumiem vai projektu progresu – tā labāk nedarīt. Visefektīvākais veids, kā nodot šādu informāciju, ir strukturēts un skaidrs e-pasts. Kolēģi novērtēs šādu laika ietaupījumu.

Ja sapulces mērķis ir kādas problēmas risināšana sarunu ceļā vai prāta vētra, sapulce būs nepieciešama, taču deviņreiz’ jānomēra nepieciešamais mītiņa garums, un tikai tad jāgriež. Iespējams, ierasto stundu var aizstāt ar 50 minūtēm – koncentrētākas sarunas, efektīvāka lēmumu pieņemšana un ietaupīti resursi.

Neskaidrs mērķis un virziens

Kurš gan izbauda lidojumu ar pilotu, kuram nav ne jausmas, kur un kā piezemēties? Tieši tā – neviens! Tas pats notiek arī ar sapulcēm – ja mītiņa organizators atsūta tukšu sapulces ielūgumu ar nosaukumu “Projekta attīstība” – kam lai komanda gatavojas? Vai katram būs jāstāsta par savu veikumu, vai arī pats vadītājs informēs par izmaiņām?

Kā rīkoties?

Sapulces plāns ir vissvarīgākais priekšnosacījums, lai tā būtu produktīva. Vienmēr veltiet laiku, lai pienācīgi saplānotu sapulces darba kārtību un ikvienam komandas dalībniekam būtu skaidrs mērķis. Lai sasniegtu maksimālu efektu, sapulces ielūgumā jāiekļauj:

• Definēts mērķis – kas tieši jāpanāk šajā sapulcē?
• Īss ievads – ieskicējiet apspriežamos tematus/ situāciju, lai dalībnieki var sagatavoties un netērēt tam laiku sapulces sākumā.
• Sapulces pieturpunkti – uzskaitiet apspriežamos tematus, atbildīgās personas, kurām jāsagatavojas konkrētajai sarunai un ilgumu, cik daudz laika esat gatavi veltīt, lai pieņemtu lēmumu vai sastrukturizētu tālāko darbu, pie attiecīgā pieturpunkta.
• Saistītie dokumenti vai saites – nosūtiet šo informāciju jau pirms sapulces, lai iesaistītā komanda var iepazīties ar saturu un pienācīgi sagatavoties (šis arī palīdzēs novērtēt kolēģu iesaisti un iniciatīvu)

Haotiska sapulces norise

Tiklīdz tiek uzsākta sapulce, ir laikus jānoskaidro atbildes uz vairākiem jautājumiem, piemēram, kurš protokolēs sarunu? Kur ir piekļuve saistītajiem dokumentiem? Kur atzīmēt sev paredzētos uzdevumus? Kur rakstīt piezīmes un tālāko plānu? Kurš rakstīs klientam apkopojuma (follow-up) e-pastu?

Piezīmju lapiņas, plānotāji, īpašās klades, Word dokumenti vai elektroniskās piezīmes… Ir tik daudz ierastu, bet neefektīvu veidu, kā cilvēki veic pierakstus no sapulcēm.

Kā rīkoties?

Lai paceltu darba produktivitāti nākamajā līmenī, iespējams izmantot kādu no digitālajiem risinājumiem, piemēram, Meetinch:

• Pirms sapulces – izveidojiet skaidru un nepārprotamu plānu, ko izsūtīt sapulces ielūgumā;
• Sapulces laikā – izmantojiet visiem dalībniekiem kopīgotu Meetinch platformu, kurā visi var sekot līdzi ieplānotajam laikam un sapulces progresam, izveidot paveicamos uzdevumus un apkopot pieņemos lēmumus;
• Pēc sapulces – eksportējiet sev piešķirtos uzdevumus uz savu Microsoft To-Do vai Outlook Tasks darbu pārvaldnieku un izsūtiet sapulces apkopojumu automātiski, netērējot lieki laiku, pārrakstot visas savas piezīmes strukturētā e-pastā.

Novirzīšanās no tēmas

Virtuālo sapulču laikā ir ļoti viegli aizplūst no sākotnējā plāna, jo fonā raudošs bērns, pār galdu pārskrienošs kaķis vai sen neredzēts kolēģis, ko pēkšņi izdodas ieraudzīt video čatā, var izraisīt daudz emocijas un aizsākt sarunas ne par tēmu. Daļai cilvēku ir ļoti raksturīga nespēja ilgstoši fokusēties uz vienu tematu, taču kādam citam – aizkaitinājums par tiem kolēģiem, kas nogriež laiku, tā darot…

Kā rīkoties?

Labākais, ko darīt, ir saglabāt vēsu prātu un mierīgi atgriezt sarunu īstajās sliedēs. Pamēģiniet iekļaut spēles elementu – lieciet sapulces dalībniekiem piefiksēt, cik reizes visā mītiņa laikā tika pamanītas novirzīšanās no temata un “aizrunāšanās”. Sapulces beigās apkopojiet šos rezultātus, pārvērtiet par sava veida KPI (Key Performance Indicator) un nākamajā sapulcē apņemieties tos samazināt. Spēles elementu (gamification) ieviešana darba ikdienā ir visā pasaulē pierādīta efektīva metode cilvēku iesaistei, kas šajā gadījumā saasinās sapulces dalībnieku uzmanību un palīdzēs noturēt sarunu rāmjos.

Nespēja koncentrēties un pasīvi sapulces dalībnieki

Garas sapulces, garlaicīgi temati un nebeidzamas diskusijas… Visi esam saskārušies ar šiem biediem gan konferenču zālēs, gan virtuālajās sapulču telpās, kad kāds sāk dīdīties krēslā, bet kāds cits – pārskatīt sociālo tīklu laikjoslas.

Šādas situācijas ir nepatīkamas gan sapulces dalībniekiem, kas vairs nespēj koncentrēties, gan arī organizatoram, esot vienā telpā ar apātiskiem un neaktīviem kolēģiem.

Kā rīkoties?

Ir vairākas metodes, kas motivē cilvēkus darbam – kādam tas ir paveikto uzdevumu skaits vai apjoms, kādam citam – tuvojošies izpildes termiņi. Arī pati sapulce var kļūt efektīvāka, ja tā tiek ielikta šaurākā laika rāmī. Par spīti ierastajam 1 stundas vai 30 minūšu mītiņam, savu nākamo sapulci ieplānojiet 10 minūtes īsāku.

Vēl efektīvāk, ja sapulci variet sadalīt mazākos laika rāmīšos, balstoties uz darba kārtībā iekļautajiem uzdevumiem, piemēram, katra temata apspriešanai/ lēmuma pieņemšanai veltot 7 minūtes.

Pavisam disciplinētām komandām – novietojiet redzamā vietā taimeri, kas garantēs fokusētu, vienotu darbu, izskaustu liekvārdību un pavisam droši – neviens nesāks sarunu par laikapstākļiem vai seriāliem.

“Pamestais” sajūta

Daudziem zināma filma “Pamestais”(Cast Away) ar Tomu Henku, kurā viņš pamostas un vientuļas salas, vai ne? Brīžiem ar šo pašu sajūtu nākas sastapties video sapulcēs… Runātājam ir grūtāk, jo nav redzamas emocijas vai sejas izteiksmes no sapulces dalībniekiem, un arī otrādi – koncentrēties uz dzirdēto ir sarežģītāk, neredzot runātāju pilnā augumā, jo arī ķermeņa valodai un žestiem ir būtiska nozīme informācijas uztveršanas procesā.

Kā rīkoties?

Sāciet piekopt attālināto sapulču tradīcijas, piemēram, pirmās 2 minūtes veltot tam, lai visi mītiņa dalībnieki ieslēdz savas kameras, sasveicinās, atbild uz kādu konkrētu sadzīvisku jautājumu. Cita ideja, kas var būt mazāk satraucoša introvertiem cilvēkiem, ir mūzikas atskaņošana. Apkopojiet savu kolēģu mīļākās dziesmas un katras sapulces sākumā atskaņojiet kādu no tām. Bez šaubām, tās ir papildus pāris minūtes jau tā saspringtā sapulču grafikā, taču visiem ir skaidrs, ka jebkāda veida efektīvs ice-breaker uzlādēs enerģiju, palielinās spēju fokusēties un radīs atvērtu sajūtu, ļaujot iesaistīties tālākās diskusijās arī introvertos kolēģus.

“Starptautiski pētījumi rāda, ka vidēji 2 stundas ik nedēļu visdažādāko nozaru profesionāļi pavada bezjēdzīgās sapulcēs. Kādam tas var nešķist daudz, tomēr, ja mēs paraugāmies ilgtermiņā, tas ir liels skaits darba stundu, kuras iespējams pavadīt efektīvāk, izraujoties no ikdienas sapulču rutīnas. Ar pārdomātu sapulču vadību un datos balstītiem lēmumiem iespējams pacelt organizācijas sapulču kultūru nākamajā līmenī,” atzīst Kristaps Vergins, dots. Produktu grupas vadītājs un sapulču produktivitātes risinājuma Meetinch radītājs.

Izmēģiniet šos ieteikumus savās ikdienas sapulcēs un novērojiet, kā tie ietekmēs kolēģu produktivitāti un sapulces efektivitāti.

Foto: publicitātes