Grāmatvedības evolūcija: no papīra ķīpām līdz datiem mākonī

Attīstoties tehnoloģijām un pilnveidojoties digitālajām iespējām, mainās arī citas nozares, tostarp grāmatvedība. Pieredzes bagātākie grāmatveži noteikti atceras laikus, kad virsgrāmata tika aizpildīta ar roku, arī Valsts ieņēmumu dienestā (VID) tika iesniegtas atskaites papīra formātā, stāvot rindā pat vairākas stundas. Šobrīd grāmatveži var izmantot arī mākoņdatošanas pakalpojumus, taupot laiku un strādājot no jebkuras vietas pasaulē. Tas nozīmē, ka grāmatvedība vairs nav iedomājama arī bez digitālajām prasmēm. 

Rindas VID un dokumentu kalni 

Grāmatvedības attīstības ceļš līdz mākotņdatošanai bijis gana ilgs un vienlaikus interesants. Aizpildot dokumentus ar roku, veidojot kopsavilkumus un gatavojot atskaites manuāli, liela nozīme bija cilvēciskajam faktoram –  grāmatvežiem nācās nopūlēties, lai atrastu pieļauto kļūdu. Arī datoru izmantošanas sākumposmā viss uzreiz vēl nenotika tik automātiski, kā varētu domāt. Lai gan lielākā daļa datu tika apkopoti un aprēķini veikti, izmantojot datoru, atskaites drukāja un nesa fiziski iesniegt VID. Atskaišu iesniegšanas process būtiski izmainījās, kad tika ieviesta Elektroniskās deklarēšanas sistēma (EDS).

Likums neļauj rakstīt atskaites ar roku 

Taču arī tas uzreiz nenozīmēja pilnīgu atteikšanos no papīra formāta. Kaut gan atskaites tika iesniegtas EDS elektroniski, paralēli tās tika drukātas, parakstītas un glabātas arī papīra formātā. Grāmatvežiem bija jāpierod un  jānotic sistēmai.  Šobrīd, kad visu iespējams izdarīt attālināti, tā šķiet tāla pagātne, lai gan kolēģi zināja stāstīt, ka vēl tikai pirms pieciem gadiem esot nācies saskarties ar gadījumu, kad visa uzņēmuma grāmatvedība tika veikta manuāli, izmantojot papīra  virsgrāmatu un aizpildot atskaišu veidlapas ar roku. Jāpiezīmē, ka šobrīd regulējums nodokļu maksātājiem ļauj iesniegt atskaites tikai elektroniska dokumenta veidā, izmantojot EDS. 

Grāmatvedība mākonī 

Patiesībā, šobrīd nav nekādas nepieciešamības organizēt grāmatvedību manuāli, tieši pretēji – tehnoloģijas ļauj izmantot pat mākoņdatošanas pakalpojumus. Tas nozīmē, ka visa nepieciešamā programmatūra un dati atrodas mākonī. Šajā gadījumā grāmatvedim nav nepieciešams ne IT speciālista atbalsts, ne serveris, tikai dators un kvalitatīvs internets. Grāmatvedības programmas mākoņpakalpojumos Latvijā ir pieejamas jau vairākus gadus un lielai daļai uzņēmumu jau kļuvušas par ierastu ikdienas darba sastāvdaļu.

Nebaidīties un iet līdzi laikam

Būtiska priekšrocība ir ne tikai iespēja strādāt attālināti, bet arī tas, ka programmas izstrādātāji rūpējas arī par datu automātisku atjaunošanu, uzglabāšanu  un drošību. Ja nodokļu aprēķinos ir veiktas izmaiņas, programmā, kas ir mākonī, tās integrējas automātiski – grāmatvedim nav jāraizējas par atjauninājumiem vai citām lietām. Esmu praktizējoša grāmatvede, kas strādājusi gan gatavojot atskaites manuāli, gan tagad – izmantojot mākoņpakalpojumus, un varu teikt, ka šī ir nākotne. Vienlaikus vēlos iedrošināt citus kolēģus nebaidīties un iet līdzi laikam. 

Automātiski savienojas ar EDS un bankām 

Grāmatvedības mākoņrisinājumi nodrošina arī automātisku savienošanos ar EDS, bankām u.tml. Šie risinājumi ļauj automātiski sagatavot rēķinus, izsūtīt klientiem atgādinājumus u.tml. Plašākas iespējas ir arī grāmatvedības pakalpojumu saņēmējiem – viņi var pieslēgties savai datu bāzei, aplūkot un ievadīt uzņēmuma grāmatvedības datus (pavadzīmes, rēķinus, darba laika grafikus u.c.). Tas nozīmē, ka arī grāmatveža ikdienas darbi var tikt paveikti efektīvāk, jo lielāko daļu informācijas sistēmā var ievadīt pats klients.

Runājot par to, cik lielā mēra mākoņpakalpojumi ļauj ietaupīt laiku, jāuzsver, ka, ja grāmatvežu pienākumu apjoms būtu tāds pats, kā pirms divdesmit gadiem, ietaupījums tiešām būtu ievērojams – gan laiks, gan cilvēkresursi. Turklāt, tiek būtiski samazināta cilvēcisko kļūdu iespējamība. 

Dati ir drošībā 

Lai gan daudziem šķiet, ka visdrošāk ir glabāt datus savā datorā, patiesībā arī mākoņpakalpojumi sniedz drošības garantu. Mākoņpakalpojumu sniedzēji ar dažādām sistēmām pasargā no nesankcionētas piekļuves klientu datu bāzei, taču arī grāmatvežiem ir jāuzņemas atbildība par savas paroles drošību, lai finanšu datiem nevarētu piekļūt nepiederošas personas. Lietojot mākoņpakalpojumus, es uzticos pakalpojumu sniedzējiem, un arī mani klienti uzticas. Nenoliegšu, ka sākotnēji arī man šķita neierasti, ka dati glabājas virtuālā vidē, šobrīd visas šaubas ir zudušas. 

Uztvert datoru kā draugu un palīgu

Vēl viens no mītiem, kas ir kliedēts, attiecas uz cenu, proti, ir maldīgi uzskatīt, ka mākoņpakalpojumi ir dārgi. Iegādājoties programmatūru, regulāri to atjaunojot, nepieciešamības gadījumā aicinot IT speciālistu u.tml. kopējās izmaksas var būt pat lielākas, nekā izmantojot grāmatvedības mākoņrisinājumus. Nevajadzētu baidīties arī no tā, ka šāds risinājums sarežģīs darbu. Ja speciālists pārvalda grāmatvedības programmas, fakts, ka programma atradīsies mākonī, to nepadarīs sarežģītāku. Vienlaikus jāsaprot, ka bez digitālajām prasmēm grāmatvedībā neiztikt, tāpēc aicinu datoru uztvert kā palīgu, nevis ienaidnieku. Uztverot datoru kā draugu un palīgu,  būtiski mazināsies jaunu procesu apgūšanā ieguldītais laiks.

Ekonomikas un kultūras augstskolas docente Ilga Lipšāne

Foto:canva.com