Eksperte: 7 ieteikumi sekmīgai komunikācijai attālināti

Pasaule šobrīd ir mainījusies un mūsu ikdiena lielākoties ir pārcelta uz interneta vidi. Attālinātā komunikācija sekmējusi uzmanības dubultošanos visam, kas tiek publicēts, tāpēc strauji pieaug arī komunikācijas etiķetes nozīme. Lai attālinātā komunikācija būtu pēc iespējas veiksmīgāka un sarunu biedriem veidotos labs priekšstats, Biznesa augstskolas Turība Komunikācijas virziena vadītāja Jana Bunkus sniedz septiņus ieteikumus, ko ieteicams ņemt vērā.

Katru ierakstu izvērtēt divreiz

Ir strauji pieaugusi uzmanība tam, ko publicējam savos sociālo tīklu profilos. Ja kādreiz varējām priecāties par dažiem “patīk” mūsu publikācijai, tad šobrīd aug ne tikai “patīk” skaits, bet cilvēki sākuši aktīvāk izmantot arī funkcijas “dalīties” un “komentēt”. Pat šķietami vienkāršs un nevainīgs ieraksts var izsaukt daudz lielāku ažiotāžu, nekā plānots. Tāpēc pirms katra ieraksta aicinu izvērtēt, kāds ir tā mērķis, ko vēlaties ar to pateikt? Ja vēlaties ierakstīt kādu negatīvu paziņojumu, piemēram, esat neapmierināts ar apkalpošanu veikalā, lūdzu, nogaidiet kādu brīdi, iespējams, pirmā brīža dusmas un neapmierinātība noplaks.

E-pastos nav iespējams nolasīt emocijas

Rakstītais vārds var tikt uztverts dažādi. Sūtot e-pastus vai sarakstoties ar kolēģiem, sadarbības partneriem un citiem cilvēkiem, atcerieties, ka, lasot rakstīto tekstu, ne vienmēr ir iespējams nolasīt emocijas. Profesionālajās sarakstēs tomēr nav ieteicams lietot emocijikonas jeb t.s. emoji, tāpēc rūpīgi jāpārdomā, kā veidojat teikumus, kādas pieturzīmes izmantojat u.tml. Izmantojot tekstā ļoti daudz izsaukuma zīmes vai lielos burtus, visticamāk sarunu biedram liksiet saprast, ka situācija ir ļoti nopietna un steidzama. Saņemot e-pastu vai ziņu ar tekstu “Jana, lūdzu, piezvani man!”, uzreiz domāšu, ka kaut kas ir noticis, jo šāds teksts līdzinās pavēlei. Tāpat pēc šādas ziņas cilvēki var iedomāties pašus sliktākos scenārijus, tāpēc gadījumos, kad nav noticis nekas kritisks, aicinātu “mīkstināt” tekstu, turklāt ar dažiem vārdiem paskaidrojot, par kādu jautājumu būs gaidāmā saruna.

Kad iespējams, izmantot iespēju piezvanīt

E-pasts ne vienmēr palīdzēs sarunu biedram nolasīt intonāciju, kas ir būtiski ne tikai profesionālajā komunikācijā, bet arī saziņā ārpus darba. Šobrīd ir īstais laiks, lai aizvien vairāk izmantotu zvanīšanas funkciju, jo mūsu ikdiena kļuvusi mazāk steidzīga. Visur, kur vien tas ir iespējams, iesaku zvanīt, papildus jautājumam, ko vēlaties risināt, pajautājot sarunu biedram, kā viņam klājas un kā viņš jūtas, protams, nepārkāpjot profesionālo robežu. Šobrīd, kad klātienes komunikācija ir samazināta līdz minimumam, iespēja dzirdēt “dzīvu” balsi ir ārkārtīgi būtiska daudziem no mums.

Pareizrakstība un gramatika

Rakstot e-pastus un ziņas dažādās vietnēs, aicinu neaizmist par visiem pareizrakstības un gramatikas noteikumiem. Mūsu valodas prasmes un izteikumu izvēle arī liecina par mūsu profesionalitāti un demonstrē cieņu pret informācijas saņēmēju. Pat, ja tā ir īsa ziņa WhatsApp vai Skype platformā, pirms nosūtīšanas vienmēr ir vērts pārlasīt. Sūtot e-pastus, jāņem vērā tieši tas pats – pārlasām, pārbaudām kļūdas, pārliecināmies, vai ir pievienoti visi pielikumi, ja tādi ir nepieciešami, vai pielikumi ir pareizie u.tml.

Atbilstošs izskats video zvana laikā

Daudzas tikšanās un saruna notiek arī video formātā, izmantojot dažādas platformas un rīkus. Video zvani strauji ienākuši arī profesionālajā komunikācijā un daudziem tas ir jaunums. Izmantojot šādu iespēju, aicinu atcerēties, ka, uzsākot video zvanu, jūs ielaižat cilvēku savā privātajā telpā – kabinetā, viesistabā vai pat guļamistabā. Ja sarunas laikā atrodaties darbā, visticamāk par atbilstošu noformējumu papildus nav jāpiedomā, bet, ja veicat zvanu no mājām, noteikti pārliecināties par savu tā brīža izskatu. Ja ir mainījusies saziņas platforma, tas nenozīmē, ka ir mainījušies pieklājības kanoni. Lietišķā sarunā joprojām nepieciešams izvēlēties atbilstošu apģērbu, saķemmēties, dāmām, iespējams, padomāt arī par rotām un grimu. Tiem, kas pieturas pie principa – mani redz tikai no jostasvietas uz augšu – der padomāt, vai sarunas laikā nevar rasties nepieciešamība piecelties, atklājot sarunas biedriem, ka kopā ar žaketi esat uzvilcis treniņbikses?

Piemērots fons

Video zvanos un sarunās noteikti jāpadomā arī par fonu aizmugurē. Nav ieteicams sēdēt ar muguru pret logu, īpaši diennakts gaišajā laikā, jo tad sarunu biedri nevarēs saskatīt jūsu seju, būs redzama tikai ēna. Lai gan interneta asprāši jau pavilkuši uz zoba tos, kas par fonu izvēlas grāmatu plauktus, tas tomēr ir viens no pateicīgākajiem skatiem. Tāpat gribu atgādināt, ka nevajag pārcensties ar fona izskaistināšanu, jo ir redzēti arī gadījumi, kad nekārtību telpā mēģina slēpt, aizkarinot priekšā palagu, pledu vai tml. Tā varam izdarīt tikai sliktāk, tāpēc, ja nav pieejams skaists grāmatu plaukts, derēs jebkura tukša/tīra siena. Nebūtu ieteicams, ka fonā atrodas durvis, pa kurām kāds no mājiniekiem kādā brīdī var ienākt ar savu jautājumu vai problēmu.

Arī mājiniekiem jāņem vērā, kad kāds ir “darbā”

Mājinieki un ģimenes locekļu disciplinēšana ir vēl viens būtisks aspekts. Ja mamma vai tētis strādā no mājām, tas ir jāciena. Bērniem un citiem ģimenes locekļiem jāpaskaidro, kādā laikā un kurā vietā ir “darbs”, lūdzot šajā laikā netraucēt, pat, ja ļoti gribas ēst vai ir pazudusi kāda lieta. Vislabākais ir aicināt iztēloties, ka mammas vai tēta šajā brīdī mājās nav. Ja paredzēta kāda svarīga sapulce vai konferences zvans un mājdzīvnieks nav pierunājams šajā brīdī būt kluss, var lūgt kādam no ģimenes locekļiem doties ar viņu pastaigā vai ierobežot viņa pārvietošanos pa māju. Tas, cik sagatavoti esam sarunai ar saviem klientiem, partneriem un kolēģiem, liecina par mūsu attieksmi pret viņiem un reputāciju. Šobrīd visas cilvēku maņas ir saasinātas un detaļām tiek pievērsta aizvien lielāka uzmanība.

Autore: Biznesa augstskolas Turība Komunikācijas virziena vadītāja Jana Bunkus