Saudzē dabu, „necērt” kokus – taupi papīru birojā

Eksperti iesaka, ko darīt, lai sakārotu drukāšanas darbus birojā.

1. Izmantojiet visas ierīču iespējas!

„Cilvēki ļoti bieži printerus un daudzfunkcionālās biroja ierīces saista tikai ar dokumentu drukāšanu, taču tām ir daudz integrētu funkciju, kas drukāšanu padara optimālāku un ļauj ietaupīt pietiekami daudz naudas,” skaidro uzņēmuma „Canon IB serviss” pārstāvis Ilgvars Valters.

Piemēram, aizvien vairāk printeriem instalējot automātiski tiek iestatīta divpusēja drukāšana. Šīs funkcijas izmantošana teju uz pusi samazina papīra patēriņu un izmaksas par tā pirkšanu.

Tāpat iekšējai lietošanai paredzētiem dokumentiem un prezentācijām var izmantot uzmetumu (melnrakstu) režīmu, tā ietaupot tinti, vai arī drukāt tās samazinātā veidā.

Treškārt, daudzfunkcionālajās ierīcēs ir iebūvēta spēcīga menedžmenta sistēma, tādējādi darbiniekiem var piešķirt tiesības drukāt tieši tādus dokumentus, kādi viņiem ir nepieciešami un, piemēram, liegt drukāt pilnkrāsu kopijas.

2. Skenējiet svarīgus dokumentus, ko saņemat no partneriem vai klientiem

Vai jūs zinājāt, ka aptuveni 15% dokumentu vienkārši tiek pazaudēti un reizēm darbinieki līdz pat 30% sava darba laika tērē dažādu dokumentu atrašanai?

Ja klientu ir ļoti daudz, ar tiem tiek veikti neskaitāmi darījumi, bet piegāžu apstiprināšanai izmantotas papīra pavadzīmes, tad vajadzīgā dokumenta atrašanai var nākties tērēt pusi dienas. Ja dokuments arhīvā novietots nepareizā vietā, tad to atrast ir faktiski neiespējami.

Savukārt ieskanētu un indeksētu dokumentu var atrast ar dažiem klikšķiem, tā ātri un precīzi atrisinot jebkuru neskaidru situāciju. Tādēļ ir vērts padomāt ne vien par aktuālo dokumentu, bet arī par visu arhīvu skanēšanu.

„Latvijas likumdošana joprojām paredz, ka konkrētās situācijās ir nepieciešams dokuments papīra formā ar parakstu, un tur neko nevar darīt. Piemēram, kārtojot attiecības ar kredītu, līzinga devējiem, risinot strīdus tiesās,” skaidro „OpusCapita” pārdošanas direktors Alvis Dimitris.

3. Noskaidrojiet savas reālās vajadzības

„Cilvēkiem patīk lasīt drukātus dokumentus – tā tas ir un būs. Galu galā izdrukāts dokuments ir reāls, to var paņemt rokās un vakarā mājās vēlreiz pārlasīt,” atzīst Ilvars Valters.

Tikpat svarīgi ir noskaidrot katras nodaļas patiesās vajadzības un kuru ierīču izmantošana būtu visefektīvākā. Runājiet ar saviem darbiniekiem, noskaidrojiet, ko un kāpēc viņi drukā.

Valters uzsver, ka pirms nopietnu lēmumu pieņemšanas par tehnikas maiņu ir vērts uzaicināt uz biroju vairāku vadošo kompāniju pārstāvjus un uzdot jautājumus, lai noskaidrotu piemērotākos risinājumus.

Taču jebkurā gadījumā der atcerēties pamatprincipu: jo jaudīgāka ierīce, jo lētāk izmaksā vienas lapas izdrukāšana.

4. Nomainiet novecojušas ierīces un tehnoloģijas

Cik lielā mērā jūs varētu pārsteigt fakts, ka kāds partneris vēlas saņemt informāciju pa faksu? Izrādās, bieži vien it kā taupības nolūkos pārāk ilgi tiek lietotas novecojušas tehnoloģijas un vecas ierīces.

Tomēr der atcerēties, ka jaunākas iekārtas vienmēr ir efektīvākas nekā vecās, turklāt bieži vien to izmantošana ir daudz lētāka. Piemēram, izejmateriāli jaunam krāsu printerim ir lētāki nekā vecai ierīcei, tādējādi tā nomaiņa ļaus ietaupīt naudu un uzlabos kvalitāti. 

Foto: ilustratīvs